...

eS/Clean TH

Challenges in Service Industry

ความท้าทายในการบริหารงานบริการ

Man thinking working on laptop, Asian in classic office, boss working on project

ความท้าทายที่พบเจอบ่อย

การประสานงานบริการ เต็มไปด้วยประเด็นท้าทายรายวัน เช่นเรื่องของการจัดคนประจำแต่ละหน่วยงาน กรณีมีพนักงานขาด ในแต่ละหน่วยงาน กว่าจะทราบ ว่าที่ไหนขาดบ้าง ก็ล่วงเลยไปถึง เวลาสายๆถึงบ่าย  อีกทั้งเวลาสิ้นเดือนจะต้องสรุป กับทางผู้ว่าจ้าง ว่าจำนวนพนักงาน มีครบหรือขาด ในแต่ละวันอย่างไรบ้าง ปัญหาเหล่านี้อาจนำมาซึ่ง การหักจากรายได้ที่ควรเป็น หรือเลยไปถึงเรื่องของการ ชำระค่าบริการล่าช้า เหตุการณ์ลักษณะนี้เกิดจาก การเก็บข้อมูล ที่มุ่งเน้นเป็นเรื่องของการบันทึกเวลาเข้าออกของพนักงาน เพื่อนำไปใช้ในการคำนวณค่าแรง แต่ไม่ใช่ การบันทึกจำนวนคน ที่สอดคล้อง หรือคาดเคลี่อน จากที่กำหนดในสัญญาว่าจ้าง


ระบบของ การบันทึกกำลังคน (Daily Manpower Record) สามารถนำเข้ามาแก้ไขปัญหาได้ โดยที่ผู้ว่าจ้างสามารถรับรู้ ต้องเคลื่อนไหว ได้ในรูปแบบของเรียลไทม์ อีกทั้งยังสามารถยืนยันจำนวนพนักงานในหน่วยงานได้ โดยวิธีการแบบนี้จะทำให้บริหารงาน ได้ง่ายและสะดวกขึ้น
คลิกที่นี่เพื่อดูรายละเอียดโมดูล Manpower

ตัวอย่างของการตรวจงาน และวัดผลงาน ที่อาจ ทำขึ้นจาก การบันทึกข้อมูลในรูปแบบของ กระดาษ จากนั้นนำข้อมูล เข้าสู่ระบบ เพื่อประมวลผลเช่น สเปรดชีต ก่อนที่จะนำมาทำ รายงาน เพื่อดูผล และประเมิน แนวโน้มของ คุณภาพ ด้วยวิธีนี้อาจจะทำให้เกิดความล่าช้า ขาดความน่าเชื่อถือ ผู้บริหารได้รับข้อมูลไม่ทันท่วงที เราไม่สามารถนำผลมาใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มที่

ระบบตรวจงาน (Inspection) โดย eS/Clean ด้วยระบบนี้ ผู้ใช้งานสามารถ ออกแบบ ใบตรวจงานได้เองให้ สอดคล้องกับ พื้นที่จริงได้ อีกทั้งยังสามารถประเมิน และบันทึก แบบเรียลไทม์ ซึ่งข้อมูลที่จัดทำบันทึก สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ทันที ทั้งด้านการ วิเคราะห์แนวโน้ม วางมาตรการป้องกันหรือปรับปรุงคุณภาพงานให้ดีขึ้นได้
คลิกที่นี่เพื่อดูรายละเอียดโมดูล Inspection

การบันทึกเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้น ไม่มีการจัดเก็บข้อมูลไว้อย่างต่อเนื่อง บางครั้งมีการจัดเก็บขาดความสมบูรณ์ของข้อมูล สิ่งที่บันทึกไว้ไม่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ในอนาคตได้ การบันทึกเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้น ไม่มีการจัดเก็บข้อมูลไว้อย่างต่อเนื่อง บางครั้งมีการจัดเก็บขาดความสมบูรณ์ของข้อมูล สิ่งที่บันทึกไว้ไม่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ในอนาคตได้

 

การทำงานดังกล่าว จะก่อให้เกิดประโยชน์ คือเป็นทั้งหลักฐานและข้อมูล ที่สามารถนำมาวางแผนมาตรการ ในการแก้ไขปัญหาและป้องกัน เพื่อไม่ให้เกิดเหตุการณ์ซ้ำขึ้นมาได้ หรือลดแนวโน้ม ของปัญหาที่เกิดขึ้น อันนำมาซึ่งระบบการดำเนินงานและความปลอดภัยที่ดีขึ้น และเป็นการลดต้นทุน ได้ในระยะยาว
คลิกที่นี่เพื่อดูรายละเอียดโมดูล Incident

 


ด้วยระบบ Work Order ที่มีประสิทธิภาพใน eS/Clean  จะทำการบันทึก เวลาที่ได้รับแจ้ง ให้ดำเนินการ มีการตั้งเวลาเป็นเป้าหมายที่จะให้งานแล้วเสร็จ มีการมอบหมายแต่ยังบุคคลที่เกี่ยวข้อง สามารถบันทึก เนื้อหางานพร้อมรูปภาพประกอบ เพื่อให้การแจ้ง ก็ทำงาน มีความชัดเจนมากยิ่งขึ้น จากนั้น เมื่อผู้ที่ได้รับมอบหมายเข้ามาทำงาน โดยการกดรับงาน ระบบจะทำการบันทึก ในส่วนนี้ ทำให้รู้ว่า หลังจากที่มีการสั่งงานแล้ว ผู้ที่ได้รับมอบหมาย ใช้เวลานานเท่าไหร่ในการตอบรับงาน และหลังจากนั้น เมื่องานได้ถูกดำเนินการแล้วเสร็จ ระบบยังทำการบันทึกหลักฐานพร้อมข้อมูล และรวมถึงบันทึกเวลาจากระบบ ว่าการทำงาน เสร็จสมบูรณ์แล้วเวลาไหน โดยใคร ด้วยระบบนี้ ข้อมูลที่จัดเก็บสามารถนำมาประเมิน ประสิทธิภาพในการดำเนินงาน ของผู้ได้รับมอบหมาย นอกจากนี้ ระบบยังมีช่องทางในการยืนยันตรวจรับรองงาน

ทั้งหมดจะมีรายการ รายงาน ไว้บนแดชบอร์ดอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น

-เวลาเฉลี่ยในการตอบรับงาน (Average time to accept)

-เวลาเฉลี่ยในการทำงานต่องาน (Average time spent per job)

-จำนวน Work Order ที่ตกค้าง

-สถานะของ Work Order ที่ล่าช้า เมื่อเทียบเป็นสัดส่วนกับภาพรวม

คลิกที่นี่เพื่อดูรายละเอียดโมดูล Work Order

หลายบริษัท ได้ออกแบบฟอร์มในการตรวจงาน ให้ลักษณะเป็นกลางมากที่สุด แต่บ่อยครั้ง พบว่าไม่เหมาะสมในการใช้งานจริงในแต่ละพื้นที่ บางหน่วยงานที่ต้องการข้อมูล ที่มีความ ถูกต้องใกล้เคียงและสอดคล้องกับพื้นที่จริง ก็จำเป็นจะต้องวางแผน ในการคัดเลือกหัวข้อที่จะนำใช้ในการเข้าตรวจ จบลงที่เอกสารเป็นจำนวนมากแบบไม่เป็นระเบียบ

ระบบ Inspection ใน eS/Clean นอกจากที่จะมีความสะดวกในการใช้งานแล้ว ยังสามารถออกแบบฟอร์มในการใช้งานได้อย่างอิสระ ทั้งออกแบบใช้ในการตรวจคุณภาพงาน หรือออกแบบเช็คลิสต์อื่น ไปปรับใช้กับงานได้หลากหลายการใช้งาน
เช่น ใช้ในการบันทึกการเข้าทำงาน ว่า จำนวน งานที่เขาทำในแต่ละจุด มีความครบถ้วนหรือไม่ หรือรวมไปถึงใช้ในการตรวจ เรื่องของความปลอดภัย เรื่องของสุขอนามัยในการทำงาน และรวมไปถึงการประยุกต์ใช้ในกรณีงานอีกมากมาย คลิกที่นี่เพื่อดูรายละเอียดโมดูล Inspection

 

การวางแผนงานที่ดี ไม่ควรอยู่ในรูปของกระดาษ และจัดเก็บไว้ เพราะหาก บันทึกดังกล่าว ไม่ได้รับการนำขึ้นมาดู จะทำให้ไม่ สามารถ รับรู้ได้เลยว่า ในวันนั้นๆ มีงานใดค้างอยู่


ระบบจัดงาน Periodic Work สามารถวางแผนงานล่วงหน้า ได้เป็นปี นอกจากนี้ยังมีระบบการแจ้งเตือน ล่วงหน้าว่างานใดกำลังถึงกำหนดเวลาที่จะต้องทำ หลังจากที่งานทำเสร็จเรียบร้อยแล้ว มีการเปลี่ยนสถานะ ซึ่งทำให้การมองงานได้โดยง่ายในรูปแบบปฏิทิน จะเห็นภาพของแผนงานที่วางไว้ ได้ถูกดำเนินการไปแล้วอย่างเหมาะสมและสอดคล้อง ตามแผนงานที่วางไว้หรือไม่
คลิกที่นี่เพื่อดูรายละเอียด Periodic Work

การร้องเรียนของลูกค้า ที่อาจครอบคลุม หลายประเด็นเช่น จำนวนงานที่ไม่ครบ คุณภาพของงาน การแก้ไขปัญหาของผู้รับผิดชอบดูแลงาน และอื่นๆ หากไม่มีช่องทางและระบบในการรับการร้องเรียนจากลูกค้า ไม่มีการบันทึก รายละเอียดงาน เวลาที่ได้รับแจ้ง การติดตามผลพร้อมรายงาน อาจส่งผลทำให้ลูกค้าเกิดความไม่พึงพอใจ ในคุณภาพงานอย่างต่อเนื่อง และนำมาซึ่งความไม่พึงพอใจในคุณภาพการบริหารงานได้

Customer Complain เป็นช่องทางในการรับเรื่องร้องเรียนจากลูกค้า ผ่าน Customer Portal ลูกค้าสามารถล็อคอินเข้ามา ตรวจสอบรายละเอียดงานทั่วไป และรวมไปถึง บันทึกการร้องเรียน ผ่านทางช่องทางที่เตรียมไว้ ข้อมูลดังกล่าวจะส่งตรงไปยังผู้จัดการที่รับผิดชอบ ทั้งในพื้นที่และส่วนกลาง ทำให้การประสานงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น อีกทั้ง ยังเป็นช่องทางในการรายงานกับลูกค้าในกรณีที่ได้ดำเนินการตามที่ลูกค้าร้องขอมาแล้ว โดยระบบนี้จะทำให้ ลูกค้ามองเห็นถึงประสิทธิภาพในการดำเนินงาน และการแก้ไขปัญหา นำมาซึ่งภาพลักษณ์ที่ดีขององค์กร

ระบบ eS/Clean  มีแดชบอร์ดที่มีประสิทธิภาพ สามารถมองดูข้อมูลในภาพรวมได้อย่างครบถ้วน รวมถึงสามารถดึงดูรายละเอียดของข้อมูล ของแต่ละหน่วยงานได้ แดชบอร์ดมีข้อมูลสรุปจำนวนมากในรูปแบบที่ สามารถดูแล้วทำความเข้าใจได้ระยะในระยะเวลาอันสั้น การเข้าดูข้อมูลแต่ละรายการ ทำให้การติดตามงานมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และกรณีที่มีการบันทึกข้อมูลในระยะยาว

เช่น รายเดือน รายปี สามารถถูกมองเห็นได้ภายในกราฟเดียว สำหรับผู้บริหารเป็นข้อมูล ที่มีประโยชน์มากๆ พร้อมนำมาใช้ในการวิเคราะห์ได้ทันที ตัวอย่างของ แดชบอร์ดหลักที่เรามี ประกอบไปด้วย ผลคำนวณ จากรายงาน จำนวน 10 ตัวเลขสรุป 14 กราฟ และ 5 ตาราง ทุกอย่างสามารถมองเห็นได้ในครั้งเดียว

ระบบ On-site Information ถูกนำมาใช้ เพื่อแก้ไขปัญหาในนี้ ข้อมูลต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นรายละเอียดของงาน ในหน่วยงาน การจำนวนคน ที่ควรจัดสรร เครื่องมืออุปกรณ์ และทรัพย์สินของบริษัทที่อยู่ตามแต่ละจุดปฏิบัติงาน

ได้ถูกนำมาบันทึกไว้ในส่วนนี้ หากมีการเปลี่ยนแปลงผู้รับผิดชอบ ข้อมูลต่างๆเหล่านี้จะอยู่ในผู้มือของผู้รับผิดชอบใหม่โดยทันที สามารถเข้าตรวจงานและ ตรวจดูความเรียบร้อย ความสอดคล้อง ของทรัพยากรต่างๆ ที่มีหน่วยงาน เป็นไปตามข้อตกลงหรือไม่ บ่อยครั้งโมดูลนี้ ถูกนำมาใช้บันทึกข้อมูลที่สำคัญ ในการประสานงานเช่น รายชื่อผู้บริหาร ทั้งฝั่งผู้ให้บริการและลูกค้า ซึ่งข้อมูลดังกล่าวจะมีประโยชน์มากเมื่อมีเหตุการณ์ ที่มีความจำเป็นต้องยกระดับการติดต่ออย่างเร่งด่วน ทำให้ การสื่อสารไม่ขาดความต่อเนื่อง

คลิกที่นี่เพื่อดูรายละเอียด On-site Information

โมดูล สแกนตรวจงานสามารถ ทำเรื่องยากให้เป็นเรื่องง่ายได้โดยสะดวก ด้วยเทคโนโลยีใหม่ เจ้าหน้าที่ระดับปฏิบัติการ ทำการสแกนคิวอาร์โค้ด  ณ.จุดปฏิบัติงาน จากนั้นระบบจะทำการเลือกแบบฟอร์มตามที่กำหนด เหมาะสมกับงานจุดนั้นๆ ในทันที ตัวอย่างเช่น สแกน คิวอาร์โค้ด ของ พื้นที่สำนักงาน ก็จะไม่เห็น ข้อมูลอื่นๆที่ไม่สอดคล้อง เช่น เครื่องสุขภัณฑ์ในห้องน้ำ พื้นที่กว้างของลานจอด เป็นต้น

 

คลิกที่นี่เพื่อดูรายละเอียด Scan2Inspect

ระบบ eS/Clean เก็บข้อมูลทั้งหมดในรูปแบบของฐานข้อมูล ทั้งรูปภาพและเนื้อหา โดยจะทราบถึง ใครเป็นผู้บันทึก วันเวลาสถานที่ และข้อมูลอื่นๆ ทั้งหมด และเนื่องจากข้อมูลทั้งหมด ได้ถูกนำบันทึกเข้าสู่ระบบในรูปแบบฐานข้อมูล จึงนำมาสร้างรายงาน ได้ตลอดเวลา และสะดวกที่สอบกลับหรือสืบค้นข้อมูล ย้อนหลังได้โดยง่าย และข้อมูลมีความครบถ้วนสมบูรณ์ ทำให้มีข้อมูลดิบในการนำมาประมวล เพื่อการปรับปรุงพัฒนาคุณภาพและประสิทธิภาพในการดำเนินงาน ได้ตลอดเวลา

Seraphinite AcceleratorOptimized by Seraphinite Accelerator
Turns on site high speed to be attractive for people and search engines.