ฟังก์ชัน Work Order ใน eS/Clean มีบทบาทสำคัญในการรักษามาตรฐานคุณภาพการบริการที่สูง ต่อไปนี้คือวิธีที่ช่วยทำให้การจัดการงานง่ายขึ้น:
ระบบใบสั่งงานออนไลน์ช่วยให้การบันทึกข้อมูลง่ายขึ้นอีกทั้งการมอบหมายงานและการติดตามสถานะงานที่ได้รับมอบหมายก็ง่ายขึ้นด้วย ซึ่งรวมถึงรายละเอียดเช่น พนักงานที่ได้รับมอบหมาย, วันที่กำหนดให้เสร็จสิ้นงาน, และความคืบหน้าปัจจุบัน
การออกใบสั่งงานผ่านระบบไม่เพียงแค่ทำให้การบันทึกข้อมูลเป็นระบบมากขึ้น แต่ยังช่วยในการติดตามการมอบหมายงานได้ง่ายขึ้นด้วย ซึ่งสามารถใช้ในการประเมินประสิทธิภาพของการบริหารจัดการได้ดีขึ้น เช่น วัดเวลารอการตอบรับงาน (response time) ที่มีข้อมูลพร้อมใช้งานได้ทันที
ระบบยังสามารถติดตามความคืบหน้าของงานผ่านขั้นตอนต่าง ๆ เช่น “In Progress” และ “Completed” หาก Manager ที่ได้รับมอบหมายพบว่างานไม่ได้ดำเนินการอย่างเรียบร้อย Manager สามารถปฏิเสธงานได้ภายในระบบได้เลย
eS/Clean สามารถทำได้หลากหลายกว่าการสร้างใบสั่งงานด้วยมือ ใบสั่งงานสามารถสร้างโดยอัตโนมัติจากที่มาสามแห่งได้ดังนี้:
1.ข้อร้องเรียนจากลูกค้า: เมื่อลูกค้าส่งคำร้องเรียน ระบบจะสร้างใบสั่งงานที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ
2.รายงานเหตุการณ์: เมื่อพบเหตุการณ์บางอย่าง ระบบจะสร้างใบสั่งงานทันที
3.การตรวจสอบแบบเรียลไทม์: ระหว่างการตรวจสอบแบบเรียลไทม์ หากพบปัญหา ระบบสามารถสร้างใบสั่งงานโดยอัตโนมัติได้
การทำงานอัตโนมัตินี้ช่วยให้ระบบ eS/Clean สามารถจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว เพื่อแก้ไขปัญหาและควบคุมสถานการณ์ได้ทันที
ข้อมูลใบสั่งงานให้ข้อมูลที่มีค่าสำหรับการประเมินผลการให้บริการโดยผู้ให้บริการ เช่น เวลาในการตอบรับที่ยาวนานหรือความล่าช้าเกินเวลาที่กำหนด ชี้ให้เห็นถึงพื้นที่ที่มีโอกาสในการปรับปรุง
แดชบอร์ดใบสั่งงานแสดงผลของอัตราการเสร็จสิ้นงานตามเวลาและงานที่เกินกำหนด ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้การตัดสินใจที่มีข้อมูลสาระสำคัญเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานและเสริมคุณภาพการให้บริการ
ทุกใบสั่งงานทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นจากการร้องเรียนของลูกค้า รายงานเหตุการณ์ หรือการตรวจสอบ ถูกรวมเข้าด้วยกันในระบบที่ศูนย์กลาง
ระบบช่วยให้ผู้จัดการได้มองภาพรวมของใบสั่งงานที่กำลังดำเนินการอยู่ทั้งหมด ทำให้สามารถติดตามความคืบหน้าและตรวจสอบจุดขัดข้องที่เป็นไปได้ได้อย่างชัดเจน
ระบบจะส่งการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติถึงบุคคลที่ได้รับมอบหมายงานที่ยังไม่เริ่มดำเนินการ การใช้วิธีการนี้ช่วยให้งานไม่มีโอกาสที่จะลืมหรือลงข้อผิดพลาดได้ ซึ่งอาจทำให้ปัญหาที่เกิดขึ้นมีโอกาสที่จะเพิ่มขึ้น
ระบบนี้รวมระบบการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีใบสั่งงานใดๆ ที่ตกหล่น